Američki ministar za trgovinu Vilbur Ros navodno je sklon dremkama na sastancima. I u tome nije jedini. Postoji li, dakle, neki trik kako sprečiti očne kapke da vam odjednom baš toliko otežaju?
Pospanost izazvana sastancima – dešava se i najboljima među nama.
Bivši američki potpredsednici Džo Bajden i Dik Čejni; bivši predsednik Predstavničkog doma Njut Gingrič; sudije Vrhovnog suda Rut Bejder i Klarens Tomas – sva su ova slavna lica završila u vestima zato što su ih uhvatili na spavanju tokom govora ili sastanaka.
Ros je poslednji političar koji je kritikovan zato što navodno ne može da se „suzdrži da ne zaspi na sastancima” vlastitog ministarstva, piše Politiko. Ali njegovo osoblje negira da je njegova koncentracija toliko loša da se svesno izbegavaju dugi sastanci.
Kako se onda odupreti slatkom izazovu spavanja tokom vašeg sledećeg sastanka – i kako održati sve prisutne budnim sledeći put kad vi budete vodili neki?
1. Pravo vreme…
Eliza Kit, osnivačica Lusid Mitingsa, američke kompanije za obučavanje vođenja sastanaka, kaže da iako bi omiljena vremena mogla da variraju od pojedinca do pojedinca, istraživanja pokazuju da su neki periodi možda bolji za ostvarivanje određenih ciljeva.
„Stvari kao što su ažuriranja statusa ili logičko razmišljanje – njih je bolje raditi ranije ujutro”, kaže ona. Kad je važno impresionirati ljude – kao što je tokom ažuriranja statusa, demonstracije proizvoda, razgovora za posao – to je najbolje raditi ujutru, „kad su oštrina i entuzijazam na najvišem nivou”.
„Pred kraj dana najbolji je za brejnstorming… zato što je energija koju ste imali ujutro počela da se osipa”, kaže ona. „Ljudi se opuštaju, a upravo je to ono što vam treba kad pokušavate da izvučete dobre ideje.”
I, naravno, nikad nemojte da držite sastanke u periodu „mrtve zone” – odmah posle ručka.
Britanska autorka i stručnjak za kulturu radnog mesta Džudi Džejms, međutim, kaže da je tačno vreme „manje važno nego što mislimo”, a da je mnogo važnije da sastanak ima jasno definisano vreme kad se završava.
„Često zaspimo na sastancima iz dosade, a ne zbog umora.”
2. …i pravo mesto
Iako neke sesije moraju da se održe tamo gde možete da završite posao, sastanci na nekonvencionalnim lokacijama mogu da pospeše kreativnost.
Stojeće sastanke – na kojima, kao što samo ime kaže, učesnici govore tako što ne sede – takođe hvale mnogi eksperti za efikasnost zato što se pokazalo da su delotvorni.
Kit predlaže sastanke u hodu ili u prostorima napolju radi što kreativnijih sesija.
3. Budite pripremljeni
„Sastanci na kojima ljudi zadremaju su oni na kojima ne bi ni trebalo da budu prisutni… ili na kojima im drugi ljudi pričaju nešto”, kaže Kit.
„Neka bude savršeno jasno o čemu je sastanak i imajte plan za postizanje ishoda toga sastanka, što će dalje omogućiti da na njega budu pozvani samo relevantni ljudi.”
Jedna skorašnja studija pokazala je da američki radnici u proseku smatraju da su lideri samo 33 odsto vremena pripremljeni za sastanke. A većina direktora, ističe Kit, provodi i do 80 odsto vremena na sastancima a da nikad nisu obučeni za njihovo vođenje.
Definisanje jasnog cilja čest je savet gurua produktivnosti.
Anet Katino, direktorka u oblasti zdravstva i preduzetnica, rekla je za Njujork tajms da je dnevni red od ključne važnosti, „zato što ako ne znam zašto smo na sastanku, a ni vi ne znate zašto smo na sastanku, onda nema razloga za održavanje tog sastanka.”
„Jedan od načina na koji ljudi ostaju budni jeste da se nađu na sastanku koji im je zanimljiv i relevantan za njihov posao.”
A ako niste sigurni ko bi trebalo da je prisutan? Ostavite da su sastanci opcioni, pa vidite ko će se pojaviti, predlaže Kit.
*Ako ste još uvek s nama, sad bi mogao da bude pravi trenutak za pauzu, da se ustane i malo protegne.
4. Ostanite budni tokom čitavog dana
Džejms predlaže da ustajete od stola svakih pola sata ili se protegnete i tako se „okrepite” tokom čitavog dana.
Iako neke kompanije kao što su Gugl, Ben and Džeris i onlajn trgovina Zapos nude prostor radnicima na kom mogu da odremaju tokom radnog dana, Džejms upozorava da „dremke za osveženje nisu uvek efikasne, jer zbog njih počinjete radno mesto da doživljavate kao mesto za spavanje.”
5. Prezalogajiti ili ne?
Iako Džejms predlaže da odbijete vruće napitke ili grickalice pune ugljenih hidrata pre sastanka ukoliko ste skloni pospanosti, Kit kaže da prava vrsta užine može da popravi kulturu sastanka.
Užina može, kao prvo, da održi čoveka budnim, ali je to u mnogim kulturama i „simbol da vam je stalo”.
„Zašto to ne uvesti na vaše sastanke? Zašto ne pokazati ljudima da vam je stalo do njih, da oni negde pripadaju, da je njihovo blagostanje nešto što vam je izuzetno važno?”
Naravno, važno je izbegavanje i glasnih ili mirišljavih grickalica, kao i vođenje računa o ograničenjima u ishrani konkretnih učesnika.
6. Angažujte se
Prosto rečeno – ne možete zaspati ukoliko učestvujete.
„Oglasite se u prva tri minuta”, predlaže Džejms. „To će uvesti vaš glas u prostoriju i tako ćete se osećati kao neko ko doprinosi a nije samo puki slušalac.”
Džejms takođe predlaže aktivne doprinose u vidu telesnog jezika – „klimajte glavom, koristite kontakt očima i neverbalne reakcije na ono što čujete.”
Hvatanje beleški takođe bi moglo da vam pomogne da održite mozak budnim.
„Ako se sastanak odužio, naterajte se da vodite beleške, tražite ključne tačke, odluke koje se donose ali ih niko ne artikuliše jasno”, kaže Kit.
„Dignite ruku, ubacujte se, postarajte se da i druge prozovu. Možete da pomognete da drugi budu saslušani i postave pitanje.”
Što se lidera tiče, Džejms kaže da oni treba da paze da se drže dnevnog reda sastanka i samo njega – prelazak na „razno”, upozorava ona, trenutak je „kada nastupa dosada”.
7. Počnite da se vrpoljite
Kad sve drugo omane, možda će vam pomoći ako nečim uposlite ruke.
Omiljeno sredstvo za igru Kitove na sastancima je čistač za lule – jednostavan, tih, mada pomalo neobičan.
Crtkanje je još jedno staro dobro rešenje za učesnike sastanka kojima je postalo dosadno, ali Džejms upozorava da ono čak ume još više da vas uspava.
Ponekad je dovoljno samo da se uštinete za ruku, dodaje ona.
Ako se desi da ipak zakuntate?
I Džejms i Kit se slažu da je, ako pokleknete pred snom, možda najbolje da izađete.
„Smislite brzo neki izgovor koji ne zvuči napadno i, ako je moguće, ustanite hitro, izvinite se i izađite”, predlaže Džejms. „I ako primetite da je neki vaš kolega zadremao, samo ga probudite ćuškanjem ukoliko ste prijatelji.”
I nakon svakog takvog sastanka, Kit ističe da je važno pružiti iskrenu povratnu informaciju o njemu.
„Ako ste prisutni i spavate zato što je sastanak toliko loše isplaniran, toliko nezanimljiv i toliko veliko gubljenje vašeg vremena, to je onda ogromno bacanje para za vašu kompaniju i glavni uzrok neučestvovanja zaposlenih”, kaže ona.
„Takve stvari umeju da navedu ljude da daju otkaz.”
Izvor: Oslobođenje
